Конференции проводятся по многим причинам. Некоторые предназначены для предоставления информации о новых продуктах, другие-для демонстрации новейших знаний по конкретным вопросам, другие-для интеграции окружающей среды и обмена опытом. В любом случае – чтобы приглашенные гости дописали – нужно сделать ставку на соответствующую тему конференции и компетентных докладчиков, которые эту тему представляют. Не секрет, что организация конференции без кого-то, у кого есть „фамилия”, привлекающая гостей и привлекающая внимание, может столкнуться с серьезными проблемами. 

Характер модератора и ведущего конференции также актуален. Человек, пользующийся признанием окружающей среды и в то же время умеющий удерживать внимание публики, в этой роли будет работать лучше всего. Правильное размещение конференции в календаре может определять ее успех или организационное поражение. По понятным причинам курортный сезон-не лучшее время для проведения отраслевых мероприятий и встреч.